L’Import Utilisateurs

Présentation

L’Import Utilisateurs simplifie la gestion des Utilisateurs en automatisant les tâches suivantes :

• Créer, modifier ou supprimer des Utilisateurs
• Ajouter des Utilisateurs à un ou plusieurs Groupes
• Retirer des Utilisateurs d’un ou plusieurs Groupes

L’Import Utilisateurs est disponible pour :

• L’Administrateur Principal du metaLMS Knowledge Place
• En Edition Entreprise, tout Utilisateur disposant de Droits Administrateur d’Utilisateurs

Structure et format du fichier Import Utilisateurs

Structure du fichier

L’Import Utilisateurs utilise un fichier avec :

• Un enregistrement d’entête contenant les noms des champs utilisés par l’Import Utilisateurs
• Un enregistrement par Utilisateur à créer, modifier ou supprimer et/ou à ajouter ou retirer d’un ou plusieurs Groupes

La liste des champs à fournir et les vérifications effectuées sur chaque champ sont présentées dans le tableau ci-dessous.

Vérifications

Code Utilisateur.
Champ obligatoire.
Si le Code Utilisateur n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, l’Utilisateur est créé.
Si le Code Utilisateur existe, l’Utilisateur est modifié ou supprimé si la colonne DELETE est renseignée à Y.
Si le Code Utilisateur existe et l’Import Utilisateurs est réalisé par un Administrateur Délégué, l’Utilisateur doit être affecté à un Site et à au moins un Groupe pour lesquels l’Administrateur Délégué dispose de Droits Administrateurs d’Utilisateurs.

Mot de passe de l’Utilisateur.
Champ obligatoire en création.
Si l’Utilisateur est modifié et que ce champ est vide, l’Utilisateur conserve son mot de passe actuel.

Civilité.
Champ facultatif.
Exemples : Mme, Mr, Dr, etc.

Nom de famille.
Champ obligatoire.

Prénom.
Champ obligatoire.
Exemples : Mme, Mr, Dr, etc.

Adresse email.
Champ facultatif ou obligatoire selon les options choisies pour l’envoi des identifiants de connexion par email.
Si renseigné, le champ doit contenir une adresse email valide.

Numéro de téléphone.
Champ facultatif.
Si renseigné, le champ doit contenir uniquement des nombres, des espaces ou les caractères +-().

Nom du Site auquel l’Utilisateur doit être affecté.
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué :

• Le champ est obligatoire
• Le Site doit déjà exister
• L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Site

Si ce Site n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, il est créé si et seulement si l’import est lancé par l’Administrateur Principal.

Liste de noms de Groupes auxquels l’Utilisateur doit être affecté, séparés par une double barre verticale ||.
Champ facultatif.
Si l’Utilisateur est modifié, cette liste vient s’ajouter aux Groupes auxquels il est déjà affecté.
Exemple: Manager||Ventes
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué, pour chaque Groupe de la liste :

• Le Groupe doit déjà exister
• L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe

Si un Groupe de la liste n’existe pas dans le metaLMS Knowledge Place, il est créé si et seulement si l’import est lancé par l’Administrateur Principal.

Liste de noms de Groupes auxquels l’Utilisateur ne doit plus être affecté, séparés par une double barre verticale ||.
Champ facultatif.
Exemple: Onboarding||Marketing
Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué, pour chaque Groupe de la liste :

• Le Groupe doit déjà exister
• L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe

Nom du Groupe Principal de l’Utilisateur.
Champ facultatif.
Le champ doit figurer dans la liste des Groupes de l’Utilisateur après import, composée de :

• La liste de ses Groupes actuels si l’Utilisateur est modifié
• Complétée de la liste des Groupes du champ ADD_TO_GROUPS
• Epurée de la liste des Groupes du champ REMOVE_FROM_GROUPS

Si l’Import Utilisateurs est lancé par un Administrateur Délégué :

• L’Administrateur Délégué doit disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur ce Groupe
• Si l’Utilisateur est modifié et dispose déjà d’un Groupe Principal, l’Administrateur Délégué doit également disposer d’un Droit Administrateur d’Utilisateurs sur le Groupe Principal actuel de l’Utilisateur

Date de début de validité du compte.
Champ facultatif.
Si renseigné, le champ doit contenir une date valide au format JJ/MM/AAAA.
Exemple : 01/10/2021

Format du fichier

L’Import Utilisateurs utilise un fichier texte au format CSV (Champs Séparés par des Virgules) et encodé en UTF-8.

Le format UTF-8 est un format standard qui autorise l’import de données utilisant tout type d’alphabet tels que les alphabets chinois simplifié, arabe et hébreu.

Vous pouvez créer ce type de fichier en utilisant le tableur Microsoft Excel et en sauvegardant votre feuille de données au format « CSV UTF-8 ».

Si vous utilisez le tableur Google Sheets, vous devez d’abord télécharger votre feuille de données au format CSV, séparateur virgule ou point virgule, puis exécuter un utilitaire qui remplace le séparateur choisi par le séparateur point virgule.

La barre verticale | utilisée comme séparateur dans les champs ADD_TO_GROUPS et REMOVE_FROM_GROUPS est disponible sur les claviers des ordinateurs Microsoft Windows. Pour les ordinateurs fonctionnant sous Mac OS, la barre verticale s’obtient par la combinaison de touche Alt + Shift + L.

Pour obtenir un exemple de fichier Import Utilisateurs valide, cliquer ici.

Utilisation de l’Import Utilisateurs

Pour utiliser l’Import Utilisateurs :

• Connectez vous à la Console d’Administration
• Cliquez sur l’icône « Menu » puis sur le menu « Utilisateurs »
• Cliquez sur le bouton « Import Utilisateurs »
• La boîte de dialogue « Import Utilisateurs » s’ouvre
• Sélectionnez le fichier à importer et choisissez les options liées à l’envoi des identifiants de connexion par email
• Cliquez sur « OK » pour lancer l’Import Utilisateurs

La progression de l’Import Utilisateurs s’affiche en temps réel avec :

• Le nombre de Groupes créés
• Le nombre de Sites créés
• Le nombre d’Utilisateurs créés
• Le nombre d’Utilisateurs modifiés
• Le nombre d’Utilisateurs supprimés
• Le nombre d’Utilisateur pour lesquels les données sont invalides ou ignorées

Les données sont ignorées lorsqu’elles sont valides mais que vous ne disposez pas de Droits Administrateurs suffisant pour réaliser la tâche souhaitée.

Lorsque l’Import Utilisateurs est terminé, si au moins un enregistrement a été invalidé ou ignoré, vous pouvez cliquer sur le bouton « Journal des erreurs » pour obtenir plus de détails sur les Utilisateurs invalides ou ignorés.